Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 19.11.2025 roku

1. Informacje ogólne

Hello@work Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w: 01-248 Warszawa, ul. Jana Kazimierza 32 / U5 KRS 0000789165, NIP 5223161056, REGON 383512648, reprezentowaną przez: Mateusza Adama Widuch, pełniącego funkcję Prezesa Zarządu działa jako administrator danych osobowych, a także jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie klientów w ramach usług outsourcingu HR. Dokument jest zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej; RODO, dyrektywą ePrivacy oraz wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych.

2. Administrator i podmiot przetwarzający

Administratorem danych osobowych jest Hello@work sp. z o.o., ul. Jana Kazimierza 32/U5, 01-248 Warszawa, przedstawiciel; Mateusz Widuch, kontakt: mateusz@helloatwork.com. W ramach usług outsourcingowych spółka pełni również rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe klientów zgodnie z art. 28 RODO.

3. Kategorie danych

Przetwarzane są dane kandydatów (CV, dane kontaktowe, doświadczenie), klientów i kontrahentów (dane identyfikacyjne, kontaktowe, billingowe), użytkowników platformy (dane konta, logowania) oraz pracowników. W szczególnych przypadkach możliwe jest przetwarzanie danych wrażliwych kandydatów, np. o niepełnosprawności, wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

4. Cele i podstawy prawne

Dane są przetwarzane w celu prowadzenia rekrutacji, realizacji umów, obsługi klientów, rozliczeń finansowych, wypełniania obowiązków prawnych, ochrony przed roszczeniami. (art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane organom publicznym (np. ZUS, US), klientom/kontrahentom w ramach rekrutacji oraz działalności Hello@work, dostawcom usług IT i księgowości, obsłudze prawnej, jak również podmiotom powiązanym kapitałowo. Dane nie są przekazywane poza EOG.

6. Okres przechowywania

Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów: dane kandydatów – przez czas rekrutacji lub do 24 miesięcy, dane umowne – przez okres obowiązywania umowy oraz przedawnienia roszczeń, dokumentacja pracownicza – zgodnie z wymogami obowiązującego w trakcie realizacji zlecenia prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)

8. Automatyzacja

Hello@work stosuje profilowanie oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji, korzystając z narzędzi analitycznych.

9. Pliki cookies

Pliki cookies to mały plik tekstowy, który jest przechowywany na komputerze, tablecie lub smartfonie, kiedy po raz pierwszy korzysta się z portalu lub narzędzia Hello@work. Pliki cookies, z których korzystamy są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa serwisu, lepszego dostosowania serwisu do potrzeb kontrahentów oraz umożliwienia szybszego wyszukiwania informacji. Informacje gromadzone przez pliki cookies nie ujawniają tożsamości osób, ale mogą pomóc nam poprawić wydajność. Istniej możliwość zrezygnowania z używania plików cookies wybierając odpowiednie ustawienia w przeglądarce internetowej.

10. Zmiany polityki

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana i publikowana na stronie internetowej Hello@work. Zmiany w polityce wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania, natomiast o wysoce istotnych zmianach poinformujemy naszych kontrahentów również poprzez dodatkowe zawiadomienie środkami komunikacji elektronicznej.